Organisatoren

Het opmaken van een wedstrijdresultaat bestaat uit twee belangrijke punten:

1. Inschrijvingen
2. Registraties en tijden aan de finish

Wanneer één van beide niet correct is uitgevoerd zal het wedstrijdresultaat nooit optimaal zijn. Enkel bij een correcte inschrijving en tijdsregistratie zal het wedstrijdresultaat juist zijn.

1.1 Verplichte data

Een gekend probleem is vaak onjuiste of onvolledige data bij de inschrijving. Voorbeeld: bij een niet gekend geboortejaar van een deelnemer kan de categorie niet worden bepaald aangezien dit afhankelijk is van de leeftijd en het geslacht.
Vandaar Sportu steeds verplichte data velden voorziet die zulke fouten uitsluit. Om een correct resultaat te voorzien zijn volgende data onmisbaar (verplichte velden):

1. Naam
2. Voornaam
3. Geboortedatum (DOB)
4. M/V

1.2 Dag inschrijvingen
Inschrijvingen zijn een belangrijk onderdeel in de organisatie van het evenement. Steeds meer en meer (grotere) organisaties opteren om enkel via voorinschrijvingen te werken. Dit heeft vooral te maken met tijd en efficiëntie. Daginschrijvingen moeten tijdens de wedstrijd nog in het systeem worden ingegeven. Dit vergt tijd en werk. Carla van Sportu is bevoegd voor de input van de data. De tijd die ze nodig heeft om alle data (inschrijvingen) te verwerken is afhankelijk van volgende factoren:

1.2.1 Aantal inschrijvingen
Het spreekt voor zich dat hoe meer deelnemers er zijn hoe meer werk en tijd dit neemt om de gegevens in het systeem in te geven. Theoretisch mag je rekenen op 1 inschrijving per minuut: naam, voornaam, geboortedatum en wedstrijdnummer aflezen van het inschrijvingsstrookje en deze overtypen...

1.2.2 Verplichte datavelden
Hoe meer data per deelnemer dat moet worden ingegeven hoe meer tijd en werk dit nodig heeft. Als er een prijs is voorzien voor de beste inwoner van de gemeente moet Carla ook steeds de postcode ingeven bij elke deelnemer. Deze extra informatie vergt veel tijd en resulteert in een lager gemiddelde en extra tijd nodig.

1.2.3 Opmaak inschrijvingsstrookje
Carla verliest vaak veel tijd doordat het inschrijvingsstrookje niet leesbaar is ingevuld. Helaas hebben vele deelnemers een onleesbaar handschrift wat moeilijk te ontcijferen valt. Sportu hanteert al jaren dezelfde opmaak van het inschrijvingsstrookje zodat Carla als automatisme de data kan ingeven. Ze hoeft niet steeds van links naar rechts te zoeken op het inschrijvingsstrookje waar de datavelden staan (Naam, Voornaam, ...)
Gebruik daarom steeds de inschrijvingsstrookjes van Sportu die gratis ter uwer beschikking staan op de Download pagina. Carla is deze opmaak gewoon en dit resulteert in een snellere input. Deze strookjes voorzien ook dat de deelnemers Blokletters gebruiken die het uitlezen aanzienlijk vergemakkelijkt. Je kan een tooltje downloaden waarmee je deze strookjes kan personaliseren met een logo en titel.

1.2.4 Afstanden
Tijdens de wedstrijd worden de inschrijvingsstrookjes in het systeem ingegeven. Hoe langer de wedstrijd duurt des te meer tijd Carla heeft om de data in te geven. Bij een 20 km wedstrijd zal de laatste deelnemer aankomen rond 2 uur 30 en bij een 10 km wedstrijd is dat 1 uur 25. Dit is dus ruim een uur minder tijd om alle gegevens in te typen.

Carla kan alleen een wedstrijd intypen tot 300 deelnemers. Per schijf van 250 deelnemers moet er een extra medewerker worden voorzien die samen met Carla de data in het systeem ingeeft. Sportu voorziet voor deze extra perso(o)n(en) een computer met de nodige software. Sportu kan mits een kleine vergoeding extra medewerker(s) voorzien die ervaring hebben met data intypen. Wanneer je als organisator zelf deze medewerker(s) voorziet kan Sportu niet verantwoordelijk worden gesteld wanneer de input niet snel en correct wordt uitgevoerd. Sportu kent deze personen niet en kan niet inschatten of dit bekwame medewerker(s) (is)zijn. Geef tijdig uw keuze door aan Sportu zodat wij onze planning aanpassen.

1.2.5 eID Kaart
Daginschrijvingen met eID kaart hebben als voordeel dat de data niet meer moet worden ingetypt tijdens de wedstrijd. De gegevens zijn steeds correct (geen typefouten enz...). Toch heeft dit systeem enkele nadelen en opmerkingen. Het uitlezen van een eID kaart neemt zo'n 12 seconden in beslag. Niet alle nodige gegevens staan op een identiteitskaart. Zo moet je steeds nog de Club manueel toevoegen en uiteraard het wedstrijdnummer. Reken dus op minstens op 1 minuut per inschrijving. Dit betekent dat deze inschrijvingstafel slechts 60 personen per uur kan verwerken. Wetend dat de meeste lopers het laatste uur voor vertrek zich aanmelden bij de inschrijvingen en (stel) met 360 deelnemers aan de start, je minstens 6 pc's ter beschikking moet hebben die telkens voorzien zijn van een medewerker... Maw, het systeem is niet snel genoeg voor de aanvang van de wedstrijd. Dit kan enkel worden opgevangen mits voldoende computers en medewerkers. Het uitlezen van eID is wel het opteren waard indien wordt gewerkt met voorinschrijvingen en dit systeem als extra met minimale daginschrijvingen. Eens de wedstrijd van start gaat heb je ook alle data en is de naam van de atleet bij de finish ook reeds gekend.

1.3 Voorinschrijvingen
Een enorme tijdswinst op de wedstrijddag is het voorzien van voorinschrijvingen. Je kan voorinschrijvingen voorzien via uw website door gebruik te maken van een Invul formulier. Je kan steeds snel en gratis zo'n formulier aanmaken met Google Forms. Klik Hier om een voorbeeld te raadplegen en klik hier om een persoonlijk formulier aan te maken. De uiteindelijke data wordt verzameld als een Excel bestand. Een Excel bestand kan door de software van Sportu worden ingelezen.
Voorinschrijven kan ook via een PDF formulier dat is voorzien met AcroFields (invul velden). Je kan zo'n formulier gratis downloaden op de Download pagina. Sportu voorziet een tooltje dat zo'n formulier automatisch kan omzetten naar Excel. Je hoeft dus enkel de PDF op uw website te plaatsen en de voorinschrijvingen kunnen starten.

1.3.1 Wedstrijdnummers
Sportu voorziet gratis wedstrijdnummers die voorzien zijn van een barcode (type C39) en een rfid chip (Smartrac DogBone UHF). Deze wedstrijdnummers worden enkel voor de wedstrijd uitgeleend wanneer Sportu ook ter plaatse is. Deze moeten met zorg worden behandeld en netjes worden terugbezorgd. Deze worden hergebruikt op andere wedstrijden en enkel op deze manier kan dit kosteloos worden aangeboden. Om te vermijden dat de wedstrijdnummers verdwijnen of worden meegenomen door de lopers moet volgend principe worden gehanteerd:
Achter de finishlijn moet een neutrale zone worden voorzien met nadars of heraz afsluitingen. De aangekomen loper mag deze zone enkel verlaten wanneer die zijn/haar wedstrijdnummer heeft teruggegeven. Maw, de wedstrijdnummers worden onmiddelijk na aankomst teruggenomen. De wedstrijdnummers mogen niet als ruilmiddel worden gebruikt voor een prijs of dergelijke. Indien er een prijs is voorzien voor de aangekomen loper moet de organisatie een bonnetje of waardebon voorzien ofzo. Het afnemen van de wedstrijdnummers is een opgave waarvoor je steeds enkele medewerkers moet voorzien. Nadien worden de wedstrijdnummers afgedroogd en geordend teruggeven aan Sportu. Bij regen moet het afdrogen asap gebeuren. Wanneer natte wedstrijdnummers op elkaar worden gestapeld zullen deze na het drogen aan elkaar plakken. Bij het verwijderen plakt de inkt dan aan het vorig nummer en het nummer is dan beschadigd en niet meer bruikbaar. Dit moet ten strengste vermeden worden. Bij het niet naleven van deze afspraken zal Sportu maatregelen treffen omdat wedstrijdnummers een behoorlijke kostprijs hebben.

2.1 Opstelling Scanning

Sportu voorziet 4 antennes die de wedstrijdnummer scannen aan de finish. Het systeem scant continu en zolang het systeem actief is. Om fouten in het resultaat te vermijden is het daarom belangrijk dat:
1. Aangekomen deelnemers het wedstrijdnummer onmiddelijk moeten teruggeven. Deze mogen niet meer met het wedstrijdnummer in de scanzone passeren aangezien ze dan opnieuw worden geregistreerd.
2. Bij wedstrijden met meerdere ronden moet de finishlijn minstens 20 meter worden gescheiden met het parcours zodat diegene die aan een volgende ronde beginnen niet in de scanzone terechtkomen. Het is moeilijk om gedubbelde lopers te scheiden met aangekomen lopers !

 

 

 

Sportu Logistics

Enkel als Sportu ter plaatse is kan uw organisatie materiaal lenen van Sportu. Contacteer een paar dagen voor het evenement Stef zodat hij het materiaal meebrengt:

1. Omroepinstallatie (stadion speakers buitengebruik)
2. Geluidsinstallatie (p.a. indoor gebruik of bij mooi weer buiten)
3. Draadloze microfoon
4. Seingeversmateriaal (hesje + bordje)
5. PMR portofoons (Kenwood compatible)

Portofoons kan je ook gratis verkrijgen bij de uitleendienst van de provincie. Deze zijn ideaal als commincatiemiddel op en rond de plaats van het evenement. Volgens de specs hebben deze PMR's een reikwijdte van 10 km, maar dit is enkel in ideale omstandigheden. De Lign Of Side (LOS) is 10 km maar dat betekent in rechte lijn zonder opstakels. In de praktijk gaan deze zo'n 1,5 à 2 km ver wat voldoende is rond de sporthal of plaats van het evenement. Communiceren met bijvoorbeeld de seingevers die verder staan dan 2 km is niet mogelijk met deze porto's. Als alternatief bestaat er een gratis portofoon app Zello die enkel Wifi of 3/4G nodig heeft. Zello werkt met Windows pc, Android en Iphone en gebruikt slechts 60 Mb data per dag op het 3/4G netwerk. Het is zelfs gratis via een Wifi netwerk. Het bereik van Zello is eindeloos zolang er een gsm bereik is. Meer info omtrent Zello kan je hier raadplegen.
Sportu heeft ook een eigen kanaal op Zello: SportuEvents Dit kanaal is voor elke organisatie vrij te gebruiken tijdens het evenement (login wachtwoord via Stef).
Stef kan je persoonlijk bereiken met Zello als contact StefSportu
Tijdens een evenement is Stef en Carla ook via PMR te bereiken op Kenwood kanaal 1 (UHF 446.00625 CTCSS 10 [94.8 Hz])

 

Gelieve om nooit het Sportu emailadres als tekst te vermelden op julliie website of facebookpagina enz.... Spamrobots zoeken op het internet naar emailadressen (tekst waar een @ in voorkomt) en eens die jouw email kennen krijg je veel spam mails. Medicijnen, lotto gewonnen, erfenissen enz... Zulke emails kan ik missen. Om de spamrobots te omzeilen moet je steeds een email adres als javascript op een webpagina plaatsen (html body).

Hieronder de javascript code die je wel mag gebruiken op uw html pagina om het sportu emailadres weer te geven:
(waar het email adres moet komen op uw html pagina plaats je deze code)

<Script type="text/javascript">
var string1 = "info";
var string2 = "@";
var string3 = "sportu";
var string4 = ".";
var string5 = "be";
var string6 = string1 + string2 + string3 + string4 + string5;
document.write("<a href=" + "mail" + "to:" + string1 + string2 + string3 + string4 + string5 + ">" + string6 + "</a>");
</script>

 

Voor verdere vragen kan je steeds een mailtje sturen naar of via onderstaand contact formulier.